Digitalisering af manuelle processer med offentlige data

Session

Gevinstrealisering

Resume

Brug af fællesoffentlige data til at skabe et grundlag for at skabe værdi og frigøre ressourcer i organisationer er meget fokus i denne tid. Men hvordan kommer man i gang?

Udfordringerne er mange, og flere data giver ikke nødvendigvis en øget værdi eller besparelse. Det skal kombineres med konkrete behov, idéer og ønsket om udvikling. Når en sådan udvikling lykkes, opnås til gengæld store tillægsværdier, udover konkrete tidsbesparelser.

Oplægget vil være praksisnært og vil igennem to konkrete cases eksemplificere og inspirere til hvordan, man kan arbejde med digitalisering og data - navnlig i forhold til at omdanne manuelle processer til digitale. Der vil være fokus på processen helt fra idéen til de endelige løsninger, samt de afledte ekstraværdier.

Målgruppe

Kommuner, forsyninger, digitaliseringskonsulenter og beslutningstagere.

Abstract

Vi skal hele tiden blive bedre til at optimere vores arbejdsgange. Inden for det offentlige er der tilmed ofte krav om optimering af ressourcer grundet besparelser og budgetter. Det vil sige, at hvis kan man gøre noget smartere, så frigives der ressourcer til prioriteringer af andre områder.

Data og digitalisering ses tydeligt (i form af Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi) som en af mulighederne for at skabe disse ressourceskift. Men hvordan kommer man i gang? Udfordringerne er mange, og flere data giver ikke nødvendigvis en øget værdi eller besparelse. Det skal kombineres med konkrete behov, idéer og ønsket om udvikling. Når en sådan udvikling lykkes, opnås til gengæld store tillægsværdier, udover konkrete tidsbesparelser.

Oplægget vil være praksisnært og vil igennem to konkrete cases eksemplificere og inspirere til hvordan, man kan arbejde med digitalisering og data - navnlig i forhold til at omdanne manuelle processer til digitale. Der vil være fokus på processen helt fra idéen til de endelige løsninger, samt de afledte ekstraværdier.

Den første case er bygget op om et samarbejde med en kommune og handler temamæssigt om kommuneplanen. Der eksisterer et stort og gentagende arbejde i at vurdere restrummeligheden i de eksisterende planområder, når der skal redegøres og argumenteres for behovet for at udlægge nye arealer til erhvervs-, bolig-, og centerformål i den nye kommuneplan. Ved at optimere udnyttelsen af de digitale registre, kan dette arbejde nu gøres hurtigt og præcist. Samtidigt åbnes der for mange andre nye muligheder.

For kommunen var dette et gentagende, manuelt stykke arbejde, som skulle udføres. I samarbejde blev der lavet et effektivt værktøj, som kan opgøre både den eksisterende anvendelse samt restrummeligheden i de allerede udlagte planområder.

Den anden case er opstået som et samarbejde mellem to virksomheder og en kommune. Samarbejdet havde særligt fokus på at tidsoptimere kommunens arbejdsprocedurer for adressebeskyttede borgere i forhold til byggesagsarkivet.

Der er som udgangspunkt fri adgang til byggesagsarkivet for alle borgere. Det er en manuel proces at holde styr på hvilke adresser, der manuelt skal lukkes for adgang til på grund af adressebeskyttelse. Som resultat af samarbejdet blev de manuelle processer fuldstædig erstattet af digitale. Dette skabte en frigivelse af ressourcer på 15-20 timer om måneden.

Digitalisering af manuelle processer med offentlige data
LIFA A/S