§ 1 Afgrænsning.
Denne forretningsorden vedrører arbejdet i bestyrelsen, der - jf. § 6 i vedtægter for Selskabet Geoforum Danmark af 2. november 2000, vedtaget på generalforsamling 28. november 2000 på grundlag af foreningens stiftelsesdokument - er valgt af generalforsamlingen.

§ 2 Formål.
Forretningsordenens formål er at sikre en ordnet, gennemsigtig og demokratisk behandling af sager i bestyrelsen, således at foreningens formål jf. § 2 i vedtægterne opfyldes.

§ 3 Deltagere i bestyrelsesmøderne.
I bestyrelsesmøderne deltager bestyrelsesmedlemmer og suppleanter. Formænd - eller et af arbejdsgruppen udpeget medlem (koordinator) - for de af bestyrelsen nedsatte arbejdsgrupper - som listet i bestyrelsesreferaterne - kan deltage i møderne, dog ikke i punkter omkring økonomi og personale, idet bestyrelsen dog kan dispensere herfra. Medlemmer kan efter aftale deltage i bestyrelsens møder som gæster. Der stiles mod at afholde to årlige bestyrelsesmøder med deltagelse af bestyrelsesmedlemmer, bestyrelsessuppleanter samt udvalgsformænd og tre årlige bestyrelsesmøder med deltagelse af bestyrelsesmedlemmer samt bestyrelsessuppleanter.

§ 4 Forretningsudvalg.
Bestyrelsen nedsætter et forretningsudvalg, hvori som minimum præsidenten eller vicepræsidenten samt kassereren er siddende. Forretningsudvalget holder møder efter behov, dog minimum hver anden måned og indgår i en løbende dialog med sekretariatschefen vedr. foreningens daglige drift.
Forretningsudvalget træffer beslutning i hastende sager og forretningsudvalget kan derudover tage opgaver i udvalg. Ved sager vedr. personale kan § 8 dog træde i anvendelse. Beslutningerne forelægges til orientering i bestyrelsen på efterfølgende bestyrelsesmøde og skal fremgå af dagsordenen, dog kan undtagelsesbestemmelserne nævnt i § 6 anvendes.

§ 5 Indkaldelse og dagsorden for bestyrelsesmøderne.
Bestyrelsesmøderne indkaldes af præsidenten gennem sekretariatet med mindst 2 ugers varsel. Indkaldelsen kan være indeholdt i forrige mødes referat.
Stk. 2. Ethvert medlem af bestyrelsen kan kræve et punkt sat på dagsordenen.
Stk. 3. Såfremt et eller flere medlemmer finder, at der skal indkaldes ekstraordinært bestyrelsesmøde skal præsidenten indkalde dette senest 1 uge fra henvendelsen med 1 uges varsel og med dagsorden.
Stk. 4. Dagsorden udsendes senest 1 uge før bestyrelsesmødet til bestyrelsesmedlemmer, suppleanter og formænd eller koordinatorer for arbejdsgrupperne jf. § 3.
Stk. 5. Punkter til beslutning skal fremgå af dagsordenen.
Stk. 6. Ved bestyrelsesmøder med deltagelse af udvalgsformænd har møderne følgende fokus:
Informationsudveksling i det samlede, bestemmende netværk, drøftelse af planerne for det næste halvårs arrangementer, brainstorm på fremtidige arrangementer, tilbagemeldinger fra udvalgsarbejdet, planlægning af Kortdage samt drøftelse af emner, som egner sig for den bredere debat.
Stk. 7. Ved bestyrelsesmøder uden deltagelse af udvalgsformænd har møderne følgende fokus:
Den politiske dagsorden, økonomien, nedsættelse af nye arbejdsgrupper og besættelse af udvalgsposter, diskussion af personsager samt stillingsbesættelse, forberedelsen af den årlige generalforsamling samt drøftelse af strategiarbejde.

§ 6 Beslutninger og referat.
Bestyrelsesmøderne ledes af præsidenten jf. vedtægterne § 5.
Bestyrelsen anvender som princip konsensus beslutninger. Såfremt konsensus ikke kan opnås, træffes beslutning ved almindelig stemmeflerhed blandt bestyrelsens ordinære medlemmer. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 4 medlemmer er til stede og præsident eller vicepræsident er blandt disse. Hvis der ikke er mindst 5 medlemmer til stede, kan mindretallet kræve, at beslutninger tages op på et efterfølgende bestyrelsesmøde. Mindretal kan kræve, at mindretals synspunkter vedrørende beslutninger føres til referat.
Der kan alene træffes beslutninger om punkter, der fremgår af dagsordenen, dog med følgende undtagelser:

• Såfremt bestyrelsen er fuldtallig kan der under forudsætning af enighed optages nye beslutningspunkter på dagsordenen.
• Såfremt der er enighed blandt de fremmødte ordinære bestyrelsesmedlemmer, kan der optages punkter til beslutning, men enighed i de trufne beslutninger skal, forinden beslutningen iværksættes, bekræftes skriftligt eller ved E-mail af alle fraværende bestyrelsesmedlemmer. I modsat fald bortfalder beslutningen.

Stk. 2. Der tages referat af bestyrelsesmødernes beslutninger og andre punkter af betydning for bestyrelsesarbejdet. Punkter vedrørende økonomi og personale refereres særskilt.
Referat fra bestyrelsesmøderne skal udsendes hurtigst muligt efter bestyrelsesmødet og senest 1 uge før næste ordinære bestyrelsesmøde. Referat sendes til bestyrelse, suppleanter og formænd eller koordinatorer for de nedsatte arbejdsgrupper jf. § 3. Dog fremsendes referatets punkter vedrørende økonomi og personale alene til bestyrelsen og suppleanter, med mindre bestyrelsen skønner det hensigtsmæssigt, at referatet tilgår formændene i sin helhed.

§ 7. Nedsættelse og bemanding af udvalg.
Bestyrelsen opretter, bemander og lukker udvalg efter behov. Ved oprettelsen af nye udvalg skal der tages stilling til sammenhængen til eksisterende udvalg. Bestyrelsen gennemgår, som minimum, én gang årligt efter foreningens generalforsamling udvalgenes sammensætning og funktion. De enkelte udvalg er selvsupplerende med udvalgsmedlemmer under udvalgets kommissorium. Forretningsudvalget kan jf. § 4 tillige lade opgaver gå i eksisterende udvalg, dog med efterfølgende orientering til bestyrelsen. Der henvises i øvrigt til det generelle kommissorium for Geoforums udvalg.
Stk. 2. Bestyrelsen bemander årligt Kortdagsudvalget med medlemmer til det kommende års Kortdagsudvalg. Formanden for Kortdagsudvalget udpeges ligeledes af bestyrelsen blandt udvalgets medlemmer.

§ 8. Personale.
Daglige sager vedr. personale behandles af FU jf. § 4 eller af, som minimum, tre bestyrelsesmedlemmer og præsidenten eller af fire bestyrelsesmedlemmer. Sager vedr. ansættelse og afskedigelse af personale skal behandles af bestyrelsen jf. § 3. Præsidenten kan dog selvstændigt forhandle løn og ansættelsesvilkår med personalet, indenfor den ramme som det af generalforsamlingen vedtagne budget giver.

§ 9. Ændring af forretningsorden.
Bestyrelsen kan ved ordinært bestyrelsesmøde med mindst 5 medlemmer vedtage ændringer i forretningsorden. Forslag til ændring og ændringsforslag til forretningsordenen skal fremgå af dagsorden og udsendes med denne. Undtagelserne for beslutningspunkter jf. § 6 er ikke gældende for ændring af forretningsorden.

Vedtaget d. 18.marts 2009